Почему ваши письма попадают в спам: корпоративная почта, SPF, DKIM и DMARC простыми словами

Менеджер отправил коммерческое предложение — клиент «ничего не получал». Письмо нашлось в спаме. Это не случайность: почтовые системы Google, Microsoft и Mail.ru оценивают каждое письмо по десяткам признаков, и у большинства компаний эти признаки настроены плохо или не настроены вовсе. Объясняем без технического жаргона, что проверяют и как это исправить.

Признак первый: бесплатный ящик

Письмо с адреса ooo-firma@gmail.com или firma.uz@mail.ru для получателя выглядит так же, как письмо от неизвестного частного лица. Фильтры это учитывают, клиенты — тоже: «серьёзная компания без своей почты?». Первый шаг — почта на собственном домене: имя@вашакомпания.uz. Это не дорого и делается за день.

Три записи, которые проверяет каждый почтовый сервер

Когда письмо приходит, сервер получателя задаёт три вопроса вашему домену. Ответы хранятся в DNS-записях домена — их настраивает тот, кто управляет доменом.

SPF — «кому разрешено отправлять от вашего имени?» Запись перечисляет серверы, которые имеют право слать письма с вашего домена: ваш почтовый сервер, Microsoft 365, сервис рассылок. Если письмо пришло с другого сервера — это, скорее всего, подделка, и оно идёт в спам. Без SPF любой может отправлять письма «от вас», и ваш домен постепенно попадает в чёрные списки из-за чужого спама.

DKIM — «письмо не подменили по дороге?» Ваш сервер ставит на письмо криптографическую подпись, получатель проверяет её по ключу из DNS. Подпись есть и верна — письму доверяют больше.

DMARC — «что делать, если SPF или DKIM не прошли?» Ваша инструкция для получателей: отклонять такие письма, класть в спам или пропускать — и куда присылать отчёты о попытках подделки. Без DMARC первые две записи работают вполсилы; с DMARC вы ещё и видите, кто пытается писать от вашего имени.

Проверить свой домен можно за минуту любым публичным сервисом проверки SPF/DKIM/DMARC. Если хотя бы одной записи нет — вот причина.

Другие причины

• Репутация домена. Если с домена когда-то шёл спам (взломанный ящик, вирус на компьютере) — репутация испорчена на месяцы. Лечится правильными записями и временем.
• Массовые рассылки с обычной почты. 500 писем «всем клиентам» из Outlook — сигнал спам-фильтрам. Рассылки — через специальный сервис со своей репутацией.
• Содержимое. Заголовки капсом, «СРОЧНО!!!», ссылки на сокращённые адреса, письмо из одной картинки.
• Обратный адрес не совпадает с отправителем, или IP-адрес почтового сервера в чёрном списке.

Своя почта: три варианта

Microsoft 365 / Exchange Online. Outlook, общие календари, интеграция с Windows и Teams. Оптимально для компаний, живущих в экосистеме Microsoft.

Google Workspace. Gmail-интерфейс на своём домене, Drive, Meet. Проще в администрировании, любят компании с молодыми командами.

Собственный почтовый сервер. Полный контроль, данные внутри страны, нет ежемесячной подписки за пользователя. Требует администрирования и правильной настройки репутации — иначе будет хуже, чем бесплатный ящик.

Что нужно сделать

1. Завести домен и почту на нём — с общими ящиками info@, sales@ и личными для сотрудников.
2. Настроить SPF, DKIM и DMARC — и проверить внешним сервисом.
3. Перенести архив писем и контакты со старых ящиков.
4. Настроить единую подпись компании, почту на телефонах, двухфакторную аутентификацию.
5. Заблокировать ящики уволенных и перенаправить их почту.

Это одна из самых быстрых по эффекту работ: за день настройки письма начинают доходить. Мы делаем её в рамках услуги корпоративная почта, а поддержку ящиков дальше ведём по абонентскому обслуживанию.